荷受書スキャンで照会作業を効率化

前回のDD Plus News※1では、納品伝票の並び替えにより、伝票印刷作業の効率化をお届けしました。このようにDD Plusは、紙伝票の運用を効率化する機能を備えています。
今回は、荷受書のスキャン機能を活用した業務効率化をご紹介します。
※1：DD Plus News vol.13 https://lp.ddplus.jpr.jp/ddplus-news/13/

■荷受書保管の意義と課題

＜意義＞
荷受書（受領印付き納品伝票）は、物品の取引を示す重要な書類です。一般的に、事務所内に設置した保管スペースあるいは外部の保管サービスを使って、法律に定められた期間において現物を保管する必要があります。

＜課題＞

取引を示す書類であるため、商品の取引内容に不備があった際や監査対応時には、大量の荷受書の中から該当のものを探し出す必要があります。

DD Plusは、荷受書をスキャンおよび電子保管する機能を備えており、照会作業の発生時、瞬時に該当の荷受書を検索することができます。

■荷受書登録方法

納品先から戻ってきた荷受書※2をスキャンしPDF化、DD Plusに取り込むことで、紙の荷受書をいつでも画面から確認できます。

※2:DD Plusで発行した荷受書のみ登録が可能です。

■荷受書登録方法

取込みに成功した荷受書は納品伝票検索画面から確認できます。
荷受書の“表示”をクリックすると取り込んだ伝票が表示されます。