納品伝票電子化ってナニ？第8回「納品伝票電子化にあたっての課題④：既存システムとの連携」（全10回）

納品伝票の電子化において、既存システムとの連携は大きな課題の一つです。特に、WMS（Warehouse Management System：倉庫管理システム）やTMS（Transportation Management System：配送管理システム）などの既存の業務システムとの統合は、納品伝票の電子化をスムーズに実現するためには避けて通れない重要な要素です。これらのシステムとの連携がうまくいかないと、業務フローが断絶することや情報の正確性に欠けることが発生するため、納品伝票の電子化を進める際にはこれらのシステムとの整合性を確保することが重要となります。

• WMS（倉庫管理システム）との連携
  1. 課題
     WMSは、商品の入庫から出庫、在庫管理、棚卸しなど、倉庫内で行われるすべてのプロセスを管理するシステムです。納品伝票の電子化を進める中で、WMSとの連携が必要になるのは、商品の出荷時に納品伝票と連動させることで、業務の効率化と正確性を高めるためです。しかし、WMSが従来の紙ベースや古いデジタルフォーマットを使用している場合、以下のような問題が生じます。
     • データ形式の不一致
       WMSが使用しているデータ形式（例えば、CSVや独自のデータフォーマット）と電子化された納品伝票の形式が異なる場合、データの連携がうまくいきません。例えば、納品伝票や倉庫でのピッキング指示が電子化される際に、システム間でデータを正確にやり取りできない可能性があります。
     • リアルタイムのデータ更新が難しい
       WMSと納品伝票の電子化が連携しない場合、納品伝票に記載された情報（例えば、出荷した商品の数量や納品先）をWMSに手動で入力する必要があり、これが誤入力や遅延を引き起こす原因となります。
  2. 対策
     • 共通のデータフォーマットの採用
       WMSと納品伝票電子化システム間でデータフォーマットを統一することで、スムーズな連携が可能になります。例えば、EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）を活用することで、両システム間でデータの整合性を保ちながら情報を交換できます。
     • APIによるシステム間連携
       API（Application Programming Interface）を利用して、WMSと納品伝票電子化システム間でデータの自動連携を実現できます。これにより、WMSが納品伝票のデータをリアルタイムで受け取り、出荷指示やピッキングリストなどを自動的に更新することが可能になります。
     • インターフェースの整備
       既存のWMSとの連携を実現するために、専用のインターフェースを開発することが有効です。これにより、WMSから取得したデータを、納品伝票電子化システムに正確に反映させることができます。
• TMS（配送管理システム）との連携
  1. 課題
     TMSは、商品の配送や輸送ルートの最適化、配送業者の手配などを行うシステムです。納品伝票とTMSが連携していない場合、配送スケジュールや配送業者の情報が手動で転記されることになります。このような手動入力は、データの重複や誤入力を引き起こし、配送業者の手配や納品時の遅延につながる可能性があります。
     • 情報の二重入力
       納品伝票に記載された内容（納品先、数量、商品名、納品日など）をTMSに再入力する必要がある場合、手作業での入力ミスや重複入力のリスクがあります。また、TMSが一度手動で入力された情報を更新しない場合、納品先の住所や納品時間などが不一致になることがあります。
     • 配送ルートと納品伝票情報の整合性不足
       納品伝票の情報（例えば、納品日時や配送先住所）とTMSで管理している配送ルート情報が一致していない場合、納品に遅れが生じることや、配送先が誤って配送される可能性が増します。
     • 商品情報の不足
       商品の標準化されたコード（GTIN・JANコード）が無い場合やその商品のケース・ボール等の概念が発荷主・着荷主間で異なる場合に情報連携に齟齬が発生し数量情報が不一致となることがあります。
  2. 対策
     • TMSとの自動連携
       納品伝票データをTMSに直接連携させることで、配送業務を自動化できます。例えば、納品伝票の情報がTMSにリアルタイムで送信され、配送業者の選定や配送スケジュールが自動的に決まるようになります。これにより、手動入力の負担が軽減され、情報の整合性も確保されます。
     • ダイレクトなデータの引き渡し
       納品伝票電子化システムからTMSに対して、商品の詳細情報や納品日程を直接送信できるような仕組みを導入することが有効です。これにより、TMS側で手動入力を行う必要がなくなり、誤入力や重複のリスクが減少します。
     • GPS・リアルタイムトラッキングとの統合
       TMSがGPS機能やリアルタイムトラッキングを活用している場合、納品伝票に記載された納品先情報をTMSに反映させることで、配送の進捗をリアルタイムで確認することができます。これにより、納品の遅延やトラブルを早期に把握し、対応することができます。
• システム間の互換性問題
  1. 課題
     WMSやTMSがそれぞれ異なるベンダーによって提供されている場合、システム間での互換性に問題が生じることがあります。例えば、各システムが異なるデータフォーマットや通信プロトコルを使用している場合、データのやり取りにおいてエラーが発生することや、情報の更新が遅延することがあります。
  2. 対策
     • 共通プラットフォームの導入
       異なるシステム間でデータ連携を行うためには、共通のプラットフォームを導入することが有効です。これにより、異なるシステム同士がスムーズにデータを交換できるようになり、納品伝票の電子化と業務システムとの連携が円滑に進みます。
     • 標準化されたプロトコルの使用
       EDI（電子データ交換）などの標準化されたプロトコルを利用することで、システム間の互換性の問題を解消できます。EDIは、業界標準の通信方式として、データ交換の信頼性と正確性を高めることができます。
• まとめ
  納品伝票の電子化において、WMSやTMSとの連携は非常に重要な課題です。これらのシステムが既存のままでは、データの不整合や手動入力の負担が生じ、業務効率が低下する可能性があります。課題を解決するためには、データフォーマットや通信プロトコルの統一、APIの活用、共通プラットフォームの導入など、システム間の連携を円滑にするための施策が不可欠です。システム間でスムーズにデータが連携できるようになることで、納品伝票の電子化が効率的に進み、業務の正確性と効率性が向上します。